Organizar las actividades

Sistema que recomendamos para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categorías:

• Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.

• Prioridad B “Debe hacerse”: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.

• Prioridad C “Deseable de hacer”: categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión.

Dependiendo de la fecha en que se elabore la lista, los A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el día de mañana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de mañana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.

Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. Por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. Sólo una planificación cuidadosa permitirá recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.

En una hoja, se escriben tres listas de actividades a hacer en una semana:

• Prioridad A. Imprescindible de hacer. ...

• Prioridad B. Debe hacerse. ...

• Prioridad C. Deseable de hacer. ...

Para poder determinar estas prioridades, se necesitan tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Juicio. Tú eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Permite que el remordimiento de conciencia sentido por no realizar algo, haga al juicio más severo.

• Relatividad. Al comparar actividades o tareas debería quedar bien claro que algunas tienen mayor prioridad que otras. Siempre guiarse con la pregunta “¿En qué puedo usar mejor mi tiempo en este momento?”.

• Tiempo. Establecer un límite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Aunque con frecuencia no se toma en cuenta, también es importante establecer un momento para comenzar, con el objeto de concluir un proyecto en un límite previamente fijado.

De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecución de los objetivos de la manera más conveniente.

Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos organizando nuestras tareas:

1. ¿Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? 

2. ¿Estoy empleando la mayoría de mi tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo?

3. ¿Cuáles son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no contribuyen a nada? 

4. ¿Qué sucedería si definitivamente no se hicieran?

5. ¿Puede hacerse algo de trabajo en forma más rápida o simplificada sin afectar adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores?

El beneficio de la planificación [El principio de Pareto, eficiencia vs. efectividad]

El principio de Pareto

Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.

Eficiencia vs. efectividad

Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho más valioso lograr efectividad que eficiencia.

En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados.

Aspectos importantes a considerar

Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución, aparte de que los resultados serán mejores.

Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose ”¿Qué es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?”. Si se escribe una lista de “pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor.

Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen que hacer.

Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el “principio del 80/20” o “Principio de Pareto”: Unos pocos esfuerzos críticos (20%, por poner un número redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.

No confundir el manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.

También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con “horas de privacidad”.

Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback.

Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que “aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”:

Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la acción. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente.

Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situación le dirá cuáles son las prioridades en términos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.

Administración de tiempo [Eficiencia en la oficina]

Eficiencia en la oficina

En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la acción efectiva.

Arreglo de la oficina

"El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el área de trabajo no está bien organizada."

Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeñas. El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad física y la satisfacción estética son factores importantes. Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles, tazas de café sin lavar, polvo y basura, mala iluminación, etc. ¡Cambia eso! Es sorprendente lo mejor que se sienten todos cuando la oficina se encuentra arreglada y en orden.

La buena iluminación es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de cabeza.

El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo específico que tengas entre manos. Eso te invita a pensar en una sola cosa a la vez. La concentración es una gran ahorradora de tiempo.

Da una mirada objetiva a tu escritorio la próxima vez que te sientes ante él. ¿Hay encima un revuelto de papeles, cartas y carpetas? Si se deja el desorden, éste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado es tensión y frustración. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en orden, para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas.

Una vez que tu escritorio esté despejado, verifica que esté organizado de tal manera que no gastes tiempo buscando cosas como bolígrafos, clips, regla, lápices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez más la sabia regla tradicional: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Despejar tu escritorio debe convertirse en un hábito. Un escritorio bien ordenado es el cimiento para el trabajo de mañana.

Interrupciones


Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado brinda más resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas.

El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los períodos que constituyen su tiempo óptimo. Algunas personas son “matutinas” y pueden pensar mejor de seis a nueve de la mañana. Otras, son “aves nocturnas” y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo.

Los proyectos y tareas más difíciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo óptimo personal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de máxima eficiencia.

Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la mañana, al iniciar nuestras labores, o al término de nuestra jornada, pues en esos momentos las exigencias de los demás son mínimas.

En el caso del teléfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin de dedicar ese tiempo específico a su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del día, ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano.

Es importante resaltar que la persona que más interrumpe en tu jornada de trabajo no es tu jefe, él es la segunda; la primera eres tú mismo. Todos en ocasiones deseamos vehementemente ser interrumpidos. Usualmente cuando estamos acometiendo un trabajo difícil o desagradable, es un placer ser interrumpido. 

Uno espera a que suene el teléfono, o súbitamente lo tomamos para hablarle a un colega sobre un asunto que no tiene importancia, y de paso interrumpimos a la otra persona. “No, no, nada urgente... sólo estoy llamando para charlar”.

Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo café, dejando un proyecto y acometiendo otro, platicando con los compañeros de oficina, etc.

Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupción toma más tiempo que la interrupción misma.

Como ocupar "tiempo muerto"

Tiempo comprometido

En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se está esperando o no totalmente ocupado.

Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico. Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete.

Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:

• Carpetas de color beige que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar.

• Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.

• Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.

Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede convertir en el próximo proyecto y así transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige”.

Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algún uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atención y mucho menos de nuestro tiempo óptimo.

Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro interés. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta telefónica usada a modo de separador nos ahorrará tiempo al buscar continuar nuestra lectura.

Guías de bolsillo "La gestión del tiempo"- Jeff Davidson, María Amparo Sánchez Hoyos

* Evitar la tiranía de lo urgente.
* Evitar las trampas del tiempo.
* Este libro es muy útil para aprender a organizarse.


Comprender la gestión del tiempo; Moldear su futuro; Evitar la tiranía de lo urgente; Programar para la obtención de resultados; Conseguir organizarse; Domesticar la tecnología; Evitar las trampas del tiempo; Manejar el estrés.

Título	La gestión del tiempo Guías de bolsillo. Desarrollo personal Guías de bolsillo
Autores	Jeff Davidson, María Amparo Sánchez Hoyos
Editor	Prentice Hall, 2000
ISBN	8420530603, 9788420530604
N.º de páginas	178 páginas

Opinión de un usuario

Este libro es muy útil para aprender a organizarse. Creo que es útil tanto para gente que tiene personal a su cargo, y que su tarea de organización implica a todo un equipo como a la organización del tiempo a nivel individual. Creo que esta es la principal ventaja de este libro, que es útil para todo el mundo independiente del tipo de trabajo que desarrollemos. 

Es un libro pequeño, no demasiado grueso y no excesivamente caro.

Creo que esto es cada vez más importante en el mundo laboral, ya que cada vez es más exigente y creo que leer estos libros nos puede enseñar cosas que a menudo solamente las puedes aprender a través de la experiencia.

Los ejemplos, son tareas que todos realizamos en nuestra vida cotidiana y con las que todos nos sentimos identificados. Un ejemplo que este libro menciona es “poner la mesa para comer”, cómo debemos poner la mesa, con qué orden, qué prioridades, etc... es un ejemplo tan simple como extrapolable a cualquier tarea a la que nos podemos enfrontar a diario.

Nos habla de la importancia de establecer prioridades y cómo hacerlo. En la introducción a este capítulo da una clasificación de las “las grandes categorías”, y las divide en mentales, físicas, familiares, sociales, espirituales, carrera y económicas. A lo largo del capítulo nos proporciona un método fácil de seguir para identificar nuestras prioridades de un modo razonable, nos indica cómo elegir las realmente importantes, a poner fechas límite valorando las posibilidad de alcanzarlas. En el capítulo siguiente nos habla de saber identificar lo que es realmente urgente de lo que no lo es.

Esto está bien y en el libro está bien explicado, pero yo creo que es fundamental es que reflexionemos sobre nuestro trabajo diario, en qué hemos fallado y qué podemos mejorar, esta es la manera en que este libro nos será verdaderamente útil.

Voy a poner un ejemplo. Uno de los puntos del libro por ejemplo es: "Reconozca que cuantos más elementos compitan por su tiempo y atención, más tiempo parece pasar volando. Su búsqueda devería dirigirse a tener menos estímulos, a aumentar su capacidad de concentración en la tarea que tiene entre manos y a mantener el punto de mira"

Cuántas cosas en un solo párrafo! yo pienso que la manera de acordarnos de todas es reflexionando. Yo por ejemplo me preguntaría: ¿Qué elementos compiten por mi tiempo y atención? podría decir por ejemplo, el teléfono, interrupciones de compañeros, tareas que quizá no son urgentes, distracciones por falta de concentración etc...

En la siguiente lección no habla de cómo programar la obtención de resultados, nos enseña diferentes gráficos de objetivos, organigramas y calendarios que podemos utilizar, así como diferentes herramientas de planificación como puede ser un programa de software.

Pienso que está bien siempre y cuando no nos pasemos tres horas para hacer un gráfico y después no nos lo miremos, pienso que siempre podemos ir más al grano y si el método funciona siempre se puede mejorar.

El siguiente apartado es conseguir organizarse, mantener el orden etc...


Otros apartados son como gestionar el escritorio y la oficina, sobrevivir a la sobrecarga de información, reducir las interrupciones al mínimo, cómo multiplicar el tiempo por medio de la delegación, evitar las trampas del tiempo (el miedo a decir no, derrotar el perfeccionismo, evitar crear el ambiente perfecto, controlar la ira etc...).

Un apartado muy interesante y al que deberíamos prestar mucha atención es a cómo manejar el estrés, menciona algunas técnicas así como algunas posibles causas, probablemente hay libros que hablan de este tema de una forma más completa, pero este por lo menos apunta algunas ideas que están bien y que en el caso de que estéis interesados siempre se puede buscar más información.

Yo opino que a parte de todas las reflexiones que propone este libro, creo que también estaría bien plantearlo desde el punto de vista de nuestro jefe. Reflexionar por ejemplo ¿qué considera mi jefe prioritario? ¿qué opinaría sobre esto? no olvidemos que al fin y al cabo quien va a valorar nuestro trabajo es nuestro superior, y esto nos ayudará a definir nuestra situación personal en el trabajo.

Finalmente habla de cómo dinamizar reuniones y de gestionar el tiempo cuando se viaja (como organizarse ante posibles eventualidades, organizar recados, reservas de vuelos etc...).

Es una guía de bolsillo concisa pero completa y con información muy útil.

Libro Gestión Del Tiempo Para l éxito Jose Maria Vicedo

Esta guía de la gestión del tiempo enseña hábitos básicos para la producción de los mejores resultados en la vida. Incluye lecciones sobre el establecimiento de metas y toma de decisiones.

El aprendizaje de una serie de hábitos sencillos pero tremendamente poderosos cuando se aplican, que le permitirán obtener mayores y mejores resultados de su tiempo. Incluye lecciones de urgente contra importante, estableciendo las metas, tomando decisiones y comprometiéndose. 

Título	La gestión del tiempo para el éxito Autoayuda / Self-Help
Autor	José María Vicedo
Edición	4, ilustrada
Editor	VS Ediciones, 2001
ISBN	8495542153, 9788495542151
N.º de páginas	96 páginas

Jose Maria Vicedo - Gestion Del Tiempo Para El Exito

Gestión Del Tiempo Y Del Estrés For Rookies (Lid Editorial)

Gestión Del Tiempo Y Del Estrés For Rookies - eBook

(Lid Editorial)

Autor:	Lid Editorial
Género:	Comercio; organización; planificación y marketing
ISBN:	9788483563212
Editorial:	Lid Editorial Empresarial (Lid Editorial Empresarial) 104 páginas

Descripción

Diseñada para ayudar a aquellas personas que deseen combatir el estrés y hacerse con el control de su vida laboral. Ofrece métodos, herramientas, técnicas, consejos prácticos y un plan para mantener los buenos hábitos. "Si deseas mejorar tu rendimiento, ser más eficiente y eficaz, y alcanzar mejores resultados de una forma más sencilla, éste es tu libro." 

La pregunta es ¿tienes tiempo para leerlo? (si tu respuesta es no, entonces eres el mejor lector que podemos tener). La obra ayuda a definir al lector qué tipo de persona es para, a partir de ahí, reflexionar sobre qué es lo que hace y a qué dedica su tiempo cuando está en el trabajo; qué cuestiones le agobian; cómo la desorganización influye negativamente en su eficacia y productividad... Hasta proponer el tipo de plan de acción. 

El libro enseña a tratar adecuadamente a los compañeros para gestionar las interrupciones y a establecer una adecuada relación con las teconologías, así como a conciliar tareas y personas: «Es fundamental saber delegar para desarrollar y mejorar tu rendimiento y, si es posible, conseguir que mejoren los demás». 

El último capítulo expone varias técnicas de control del estrés, que a su vez ayudan a aumentar la eficacia personal. También incluye algunos consejos útiles para mantener los buenos hábitos aprendidos.

"Si no tienes motivación, no tienes nada." - Juan Javier García Cano

Muy buenas, hoy traemos una entrevista con un verdadero gestor del tiempo, Juan Javier García Cano, Secretario de Organización de los Independientes por Paiporta, agente comercial profesional y Padre todo a la vez.  

-Cuénteles a los lectores que no le conozcan ¿Quién es usted?

Juan Javier García Cano: Soy Javier García, Valenciano de 24 años. Casado y con una hija, soy Agente Comercial colegiado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio desde el año 2008. 

-¿Qué proyectos estas intentando sacar adelante (estudios, trabajo, política, deportes)?

Juan Javier García Cano: Actualmente, mi mayor parte del tiempo la dedico a trabajar y a la política. Trabajo en el sector de la piedra natural y soy secretario de organización de una formación política de ámbito local denominada Independientes por Paiporta. En el ámbito formativo en estos momentos me estoy sacándo el titulo de inglés. También tengo un 50 % de participación en una sociedad que se dedica a la hostelería, que intermedia en compra-venta de locales, reformas, diseño, puesta en marcha etc...

-¿Es más de agenda en papel y boli o agenda en el móvil/PDA/smartphone?

Juan Javier García Cano: Sin duda, de papel. Está claro que los tiempos han evolucionado y que la agenda de papel se ha quedado "anticuada", pero me organizo mucho mejor. He intentado pasarme a las PDA pero no me terminan de convencer.  

-¿Cuánto tiempo inviertes en planificar u organizar un día, una semana y un mes?

Juan Javier García Cano: Es mi principal tarea del día. Lo primero que hago antes de empezar todos los días es abrir la agenda, ver los compromisos adquiridos y planificar el día. Aunque es cierto que todos los días te van surgiendo imprevistos que tienes que atender por lo que intento dejarme algún tiempo para poder afrontarlos.

-Para usted, ¿Qué importancia tiene la motivación y la disciplina para llevar a cabo lo que has planificado?

Juan Javier García Cano: Si no tienes motivación, no tienes nada. Yo diría que es el principal requisito para poder llevar a cabo cualquier proyecto. Respecto a la disciplina a la hora de cumplir la agenda que has programado siempre intento cumplirla a raja tabla, ya que para eso dedico mi tiempo a organizarla todas las mañanas, pero como decía antes, siempre hay algún imprevisto que -aunque lo tengas previsto- te desajusta los planes iniciales.

-Para usted, ¿en las redes sociales se invierte tiempo o se gasta tiempo?


Juan Javier García Cano: Depende de como se usen. A mi opinión las redes sociales son un arma de doble filo que pueden llegar a ser muy peligrosas. Personalmente opino que mas que gastar, invierto mi tiempo en ellas, ya que la mayoría de tiempo que paso en ellas se pueden relacionar. directa o indirectamente, con algunas de mis ocupaciones actuales. También me han dado la oportunidad de conocer a muchas personas que, sin ellas, muy difícilmente habría conocido. Aunque, también tengo que reconocer, que algún fin de semana me he puesto en el ordenador a "gastar el tiempo", aunque pienso que ello también me ayuda a desconectar, factor también muy importante y que, en muchas ocasiones, poca gente tiene en cuenta.


-¿Considera que aprovecha al máximo su tiempo? ¿Podría aprovecharlo más?


Juan Javier García Cano: Nunca puedes decir que eres el mejor en algo, por que entonces estás perdido. Por lo que, aunque en mi opinión me organizo lo mejor posible, seguro que podría aprovechar mejor alguna parte del día.


-¿Hay alguna frase, foto, canción o personaje que le motive en momentos extremos?


Juan Javier García Cano: Una de las canciones que me gusta escuchar en los momentos en los que necesito una dosis de energía es la de Gladiator. Mis figuras históricas más admiradas son: Jesucristo, José Antonio Primo de Rivera y Francisco Franco. Una de las frases que más ánimos me da es: "Cuando se lucha en las trincheras como se lucha, cuando se muere en los frentes como se muere, cuando se defiende a España como la defienden Falangistas, Requetés y Soldados, hay una Raza y hay un Pueblo." de Francisco Franco.

-¿Acaba lo que empieza si surgen dificultades?

Juan Javier García Cano: Esos son los trabajos que más me gustan. Evidentemente hay que terminar todo lo que se empieza y en los casos en los que surgen dificultades, cuando terminas el trabajo y ves que el resultado ha sido igual o mejor que el de los trabajos en los que no has tenido problemas te reconforta mucho más. Nada es fácil en la vida.

-¿Se considera usted muy optimista o más bien pesimista? 

Juan Javier García Cano: Muy optimista. Siempre hay que buscar la solución al problema. Todo en esta vida tiene solución, excepto la muerte. Aunque también es cierto que el rodearme de algunas personas pesimistas en la vida, a veces, me ha venido muy bien. 

-¿Prefiere improvisar o ser metódico?

Juan Javier García Cano: Prefiero ser metódico, pero la situación actual casi que te obliga a improvisar constantemente para poder mantenerte en el mercado.

-¿Cómo se esta administrando su tiempo entre su trabajo y su labor en Independientes por Paiporta? 

Juan Javier García Cano: Pienso que bien y con el paso del tiempo te vas dando cuenta de los errores cometidos y vas rectificando para las futuras ocasiones. 

-Nuestros lectores son generalmente estudiantes, autónomos,  pequeños y medianos empresarios; cuéntenos ¿Qué planes o propuestas tiene/tenéis  para ellos en su/vuestro proyecto de Paiporta?

Juan Javier García Cano: Evidentemente hay que estudiar uno a uno cada caso. Aunque lo que necesitamos desde las pequeñas y medianas empresas es ayuda, asesoramiento por parte de especialistas, apoyo constante... No vale de nada que te ayuden un día, pero luego pasen de ti durante años. Tampoco sirve de nada que las obras y trabajos que van surgiendo en el pueblo los realicen empresas que tienen su sede a cientos de kilómetros, ni que los trabajos que se encargan a empresas del pueblo tarden años en pagarse.  Uno de los compromisos sería que el trabajo que genera el pueblo, si se puede, se realizará por gente del pueblo y se pagará en plazos normales. 

Otra buena iniciativa pienso que podría ser una asociación de empresarios en Paiporta, que con el apoyo del Ayuntamiento, organizase cursos y diese apoyo a las pequeñas y medianas empresas del municipio para que puedan realizar su proyecto con las mejores garantías existentes.

-¿Dónde podemos seguirle (Facebook, twitter, blog, fan pages,HT´s…)?


Juan Javier García Cano: Actualmente tengo cuenta en Facebook (http://www.facebook.com/javiergarciaixp) y en Twitter (@JavierGarciaIxP). 


-Por último, ¿Dónde se ve en 10 años?   


Juan Javier García Cano: Espero verme rodeado de mi familia y de mis amigos al igual que estoy ahora, o mejor. Por lo demás, me gustaría poder seguir con los mismos proyectos en los que actualmente estoy inmerso y, evidentemente, mejorar en todos los aspectos posibles día a día. Como me decía mi abuelo; " Nunca te acostaras sin saber algo nuevo".

Técnicas para combatir a los ladrones de tiempo - Parte 2

2) Auto impuestos por usted mismo:

Incapacidad para delegar.  Delegar no es abdicar. Delegando adecuadamente, no solamente no se pierde el control del trabajo sino que se aumenta de una manera importante la efectividad y la productividad profesional.

Falta de reflexión previa.  Se trata de además de planificar el trabajo, ver la forma más eficiente de hacerlo.

Desorden personal.  Organizar nuestra documentación nos ocupara unos minutos cada día, pero nos evitará horas de buscar papeles. No guardar documentos innecesarios.

Falta de concentración.  Debemos hacer lo que estamos haciendo. Trabajar en tiempo “real” Work in ‘real’ time (captar el tempo, desarrollar sentido de urgencia, hacerlo AHORA!) Desarrollar las habilidades para concentrase en una tarea concreta en cada momento.

Entrevistas largas.  Una vez terminado el asunto de la entrevista debemos evitar añadir otros temas y llegar a convertirla en una especie de “magazine”, sin conclusiones. Y sin saber cómo terminar. 

Falta de autodisciplina.  Es uno de los peores ladrones de tiempo y uno de los más difíciles de corregir. No hay recetas mágicas. La única forma de cambiar es con voluntad. Al final de la jornada destinaremos unos minutos a revisar qué tareas hemos completado y cuáles no y ajustaremos la agenda del día siguiente. Aplicar toda esta estrategia requiere tiempo, pues para cambiar un hábito se necesita constancia y voluntad.

No tomar decisiones.  Hay que priorizar tareas. Tomar decisiones rápidamente; dejar de abusar de los en caso de, pero, y quizá. Usar la regla 80/20 para identificar el 20% de las tareas que proporcionan el mayor beneficio y centrarse en ellas. . Separar lo urgente de lo importante.

No completar las tareas ya iniciadas.  Los trabajos pendientes disminuyen la concentración en lo que estamos haciendo y nos habitúa a pensar en lo siguiente. A cada tarea debemos asignarle un tiempo y ceñirnos a él en la medida de lo posible, si no corremos el peligro de caer en la Ley de Parkinson, que dice: “Se tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se tenga para ello”. Pero hay que ser flexibles, no podemos prever cómo irá el día: si surgirán imprevistos, si recibiremos muchas llamadas, si tendremos problemas informáticos, etc.

Postergar frecuentemente las tareas.  Primero lo peor (afrontar la tarea más odiada al principio del día – evitar el estar pensando sobre la tarea, quitártela de encima cuanto antes!) Las llamadas y visitas, mejor a primera hora, cuando el personal llega a las empresas. Si no es posible agrupar las tareas debemos ir revisando la agenda periódicamente para no dejar trabajos pendientes.

Fatiga.  Hay que reservar momentos para descansar y otros para pensar, algo que no siempre hacemos, abrumados por el día a día. Pensar es indispensable para evaluar el trabajo realizado, planificar el que ha de venir, crear, innovar y, en definitiva, ser más eficientes. Es necesario generar energía y fortaleza a través del ejercicio, la dieta y el descanso.

Indecisión.  Priorizar las tareas usando A,B,C,D,E (considera las consecuencias al fijar las prioridades). Vuelve a priorizar las tareas A usando 1,2,3 para identificar las tareas del tipo A más importantes

Ausencia de plan de trabajo.  Fijar un plan de trabajo diario (la noche anterior) La agenda es una herramienta básica a la hora de organizar la jornada laboral, la semana e incluso la previsión de tareas a medio y largo plazo.

El tipo de personalidad también influye en ello. Los profesionales controladores y paternalistas son los que lo tienen peor. Los primeros siempre salen tarde pues no se fían de su equipo y lo quieren revisar todo, y los segundos porque absorben más trabajo del que pueden realizar. 

Desarrollar la experiencia y pericia en las tareas clave vía práctica y repetición.

Aprender a reinventarte a ti mismo al menos una vez al año: identificar que necesitas para ser más productivo, ya que todo cambia (Plan 90 días) Preguntarte a ti mismo regularmente: ¿sabiendo lo que sé ahora mismo, estaría haciendo esto/seguiría con esta relación/trabajaría con este cliente? etc. 

Estar absolutamente orientado a la acción. Lo que genera resultados es actuar y ejecutar.