Propuesta para diseñar tu lista de objetivos

Propuesta para diseñar tu lista de objetivos

Te puedes organizar la lista de objetivos como consideres que es mejor, ahora bien el objetivo es proporcionarte información, por lo tanto desde optimizatiempo.com proponemos que la lista de objetivos contenga una columna para poner tus objetivos, otra columna para colocar el plazo real si lo tiene, otra columna para asignarle un número de prioridad, y otra columna que sea el plazo optimo. Siguiendo esta propuesta quedaría así:

1ª Columna

En la columna de objetivos tenemos que plantearnos objetivos a mediano o largo plazo ya que es lo que nos permitirá dividirlo en pequeñas tareas, tal como aprobar una asignatura, lograr un ascenso, duplicar las ventas.

2ª Columna

En la segunda columna tenemos el plazo real, aquí es importante que evaluemos de una forma realista los verdaderos plazos de nuestros objetivos. Ya que alguien que se proponga duplicar las ventas no puede dar un plazo de 1 semana aunque este agobiado por las deudas.

3ª Columna

La tercera columna debemos llenarla una vez hallamos acabado con la primera y en esta columna debemos preguntarnos ¿cuál de todos nuestros objetivos queremos conseguir primero? y a ese ponerle temporalmente el Nº1, luego que quiero conseguir en 2º lugar y ponerle el Nº2 y así sucesivamente.

4ª Columna

La cuarta columna es la de plazo óptimo, y para completarla debemos preguntarnos ¿cuando nos gustaría conseguir este objetivo? por lo que también debemos plantearnos plazos reales. 

Haz una buena lista de tus objetivos

Aprende a diseñar una buena lista de objetivos que te permitan conseguir más fácilmente todo aquello que te propones.

Aprobar un examen, conseguir un aumento, conseguir un ascenso, duplicar las ventas... todo esta al alcance de tu mano si organizas tus objetivos plasmándolo por escrito para organizar mentalmente hacia donde quieres llegar.

Una buena fórmula para diseñar esa lista de objetivos es imaginar que somos piratas y que nuestros objetivos son tesoros escondidos, debemos hacer un mapa para alcanzarlos. Trazar la ruta que nos permita llegar antes que nadie y enfocar la vista en aquello que queremos conseguir.

Importancia de hacer una lista de objetivos

Escribir en papel los objetivos que tenemos en mente nos permite organizarlos y ver si son compatibles entre ellos. Además nos permite tener mucho más claro ¿Qué queremos lograr primero? y una vez logrado ¿qué quiero ahora?

Lógicamente nuestras circunstancias cambian, nuestros deseos cambian, nuestra vida cambia y nos va llevando por un camino u otro es por ello que debemos ser flexibles dentro de la disciplina y no dejar que nos convirtamos en esclavos de nuestra lista.  

Objetivo de diseñar nuestra lista de objetivos

Cuando vamos a programar las actividades de un día o de una semana nos ayudaría mucho tener una lista que sean plazos, los plazos que tenemos para dichas actividades y por tanto lo que determinará el tiempo que le dedicamos para tenerlo a tiempo y otra lista que es la de objetivos, lo que determinará que queremos conseguir en primer lugar y en segundo lugar.

Ambas listas tienen el objetivo de porporcionarte la mayor cantidad de información para tomar una decisión optima a la hora de repartir el tiempo del que cada uno disponemos.

Gestión del Tiempo y Evolución de los usos del tiempo [Leer online]

Información bibliografica

Título: Gestión del Tiempo y Evolución de los usos del tiempo

Autores: Cristina Esteban Alberdi, Cristina Esteban Alberdi, Isabel de la Torre Prádos, Juan Ignacio Martín Castilla, Jose Miguel Rodriguez Antón, Isabel de Puelles Castro, Pilar Vega Pindado, Cristina Cuenca García, Paloma Fernandez LLorente, Jose Carlos Alia Gonzalez, Rosa Vidal Burgos

Editor: Editorial Visión Libros, 2007

ISBN: 8498215897, 9788498215892

N.º de páginas: 196 páginas

Matriz de la administración del tiempo. Parte 2

Continuando la temática del día anterior sobre la matriz de la administración del tiempo como una buena fórmula para ser más eficaces seguimos con la aplicación práctica de la misma.

Viendo la matriz podemos suponer que clasificar las actividades programadas es una tarea fácil cuando en realidad se nos puede complicar,  ya que nos aparecerán nuevas actividades a lo largo del día que modifiquen nuestro programa y debemos ser algo flexibles para hacer hueco a eso que modifica lo programado. Es por ello que debemos tener lo más claro posible que prioridad darle a cada actividad. 

La capacidad de adaptarse al nuevo escenario que surge es vital para ser eficaces, sin dejar nuestra disciplina de lado que es la que no dejara que nos salgamos mucho del camino.

Lo ideal es tener una lista de nuestros objetivos y otra lista con los plazos que tenemos de algunas prioridades, estos objetivos y plazos son los que nos dirán casi el 90% de actividades que tenemos que hacer. Muchas veces por tiempo no es posible pero si que se nota cuando tienes ambas listas por escrito diciéndote lo que tienes que hacer cuando y como. 

¿Qué actividades son a la vez urgentes e importantes?

Las actividades urgentes e importantes a la vez serán las que tengan el plazo más próximo  en nuestra lista escrita o mental de plazos y al mismo tiempo nos acerquen a conseguir nuestros objetivos más importantes de nuestra lista escrita o mental de objetivos. 

En la matriz estas actividades reciben la prioridad Nº1

Crisis, problemas, actividades retrasadas, plazos vencidos o que vencen pronto...

¿Qué actividades son importantes pero no urgentes?

Las actividades importantes no urgentes serán aquellas cuyo plazo esta muy lejano en nuestra lista o simplemente no tienen plazo, tal como mejorar nuestras habilidades, aprender un idioma, dedicarnos tiempo a nosotros mismos, pero son importantes ya que nos ayudaran a conseguir nuestros objetivos.

En la matriz se les otorga la prioridad Nº2

¿Qué actividades son a la vez urgentes pero no importantes?

Las actividades urgentes no importantes serán aquellas cuyo plazo es inmediato pero apenas influye a la hora de lograr nuestros objetivos.

Ejemplos de este tipo de actividades son las visitas sorpresas, videoconferencias, llamadas o reuniones improvisadas que si no le dedicas los 2 minutos en ese momento luego le tendrás que dedicar mucho más tiempo .

Estas actividades reciben la prioridad Nº3 y para llegar a ser más eficaces debemos aprender algunos trucos para minimizarlas al máximo.  

¿Qué actividades no son ni urgentes, ni importantes?

Las actividades ni urgente ni importantes serán aquellas que no nos ayudan a conseguir ningún objetivo de nuestra lista, tampoco tienen un plazo definido en nuestra lista de plazos y al final terminamos no haciendo.

Comenzar el gimnasio, comenzar una dieta, visitar a familiares y amigos... Actividades que vamos postergando una y otra vez y que no hacemos hasta que realmente lo clasificamos como urgente y/o importante

A estas actividades se les otorga la prioridad 4. 

Matriz de la administración del tiempo. Parte 1

Una buena fórmula para optimizar nuestro tiempo y ser más eficaces (centrarnos en los resultados) es la de aplicar la matriz de la administración del tiempo a la hora de hacer una cosa u otra. La matriz de la administración del tiempo clasifica en 4 categorías las actividades que realizamos asignando una prioridad a cada una de ellas.  

Estas 4 categorías son: 

• Las importantes y urgentes al mismo tiempo.   

• Las importantes pero no urgentes. 

• Las no importantes pero urgentes.

• Las no importantes y no urgentes.

¿Cómo saber lo que es importante?

Serán importantes aquellas actividades que nos permitan conseguir nuestros objetivos o en su defecto nos acerquen a la consecución de los mismos. Por lo tanto podemos decir que nuestros objetivos son los que determinaran si las actividades que tenemos programadas realizar son importantes o no y en caso de serlo cual es más importante que otra.

Ejemplo:

Si uno de los objetivos es terminar un trabajo o un informe para el lunes que viene, una actividad importante será la de dedicarle tiempo a dicho informe.

¿Cómo saber lo que es Urgente?

Serán urgentes aquellas actividades que de no hacerlas en ese momento se vence el plazo que teníamos para realizarlas o que de no hacerlas en el momento en el futuro tengamos que dedicarle más tiempo por no haberlas hecho. Por lo tanto podemos decir que los plazos que tenemos son los que determinaran si las actividades que tenemos programadas son urgentes o no. 

Ejemplo:

Si tenemos de plazo el lunes que viene para terminar un trabajo o un informe se tornará más urgente conforme vaya acercándose el plazo previsto, en este caso el lunes que viene.

Mañana la 2ª parte del artículo con respuesta a lo siguiente: 

¿Qué actividades son a la vez urgentes e importantes?

¿Qué actividades son importantes pero no urgentes?

¿Qué actividades son a la vez urgentes pero no importantes?

¿Qué actividades no son ni urgentes, ni importantes?

   

No permitas que malgasten tu tiempo

Hoy os traemos distintas técnicas para evitar que las visitas se alarguen provocando que le tengas que dedicar más tiempo del esperado.

Definición de Visitas: Engloban todas aquellas situaciones en las que recibimos a una persona perteneciente a la empresa o ajena a ella: entrevista, visita inesperada, etc. 

La forma de abordarlas radica en la importancia de limitarlas a través de nuestro modo de actuar:

1. Mostrar y exigir puntualidad mediante expresiones que especifiquen una hora exacta para la cita. Un ejemplo aclaratorio es: “la cita será a las cinco y diez”.

2. Acotar la visita previamente con expresiones como “dispongo de veinticinco minutos, luego tengo una reunión”.

3. Ante una visita inesperada cabe la posibilidad de interceptar al visitante antes de llegar al lugar de reunión. De este modo, mostraremos amabilidad por atender la visita y, al mismo tiempo, disculparnos por no poder dedicar demasiado tiempo al estar ocupado en una reunión de trabajo o atendiendo a clientes de la empresa.

4. Existen además descripciones de cómo actuar de modo que la visita no se extienda más de lo que esperamos, aunque éstas dependerán en mayor grado de nuestra personalidad y de la capacidad para controlar una situación determinada, así como de nuestras habilidades sociales y de comunicación. Un ejemplo es el hecho de permanecer de pie durante la visita, demostrando al visitante que la entrevista va a ser breve.

En definitiva, una política de apertura pero manteniendo un control que nos permita establecer ciertas barreras a nuestros contactos:

• Situar nuestro escritorio fuera de la vista desde el exterior.

• Aprender a ser asertivo mediante la técnica de escuchar al interlocutor, negar la situación explicando los motivos y proporcionando, finalmente, otra alternativa.

• No divagar.

• Delegar la atención de ciertas visitas en otras personas competentes con los asuntos a tratar.

Cualidades del tiempo que debemos recordar...

El tiempo es un recurso que posee una serie de cualidades que lo definen y que todos las sabemos por experiencia al usarlo, pero que vale la pena recordar:

Lineal: fluye en un solo sentido y no tiene vuelta a atrás.

Igualitario: es el mismo para todos e ignora los privilegios de carácter social,económico, físico y político.

Necesario: cualquier parcela de nuestra vida está enmarcada en el tiempo.

Rígido: no puede manipularse, ni negociarse, el tiempo es inexorable.

Insuficiente: cualquier cosa que hagamos se verá limitada por un intervalo de tiempo generalmente insuficiente para nuestro cometido.

Irremplazable: es único y no puede cambiarse por nada, sólo podremos utilizarlo eficazmente.